オフィス移転・お役立ち情報

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  • step1.現契約書をチェック
  • step2.移転理由と依頼条件
  • step3.オフィスの絞込
  • step4.入居の申込み
  • step5.契約書のチェック
  • step6.移転スケジュール

Step1. 現契約書をチェック

1. 現オフィスの有効面積の確認

まず、現オフィスの面積を確認します。
この面積が解らないと新オフィスの面積がどのくらい必要なのか計算することができません。
まず、契約書の面積表示の項目を見て下さい。
契約書の面積(以後、契約面積と呼ぶ)に共用部分(トイレ、給湯部分)が含まれているかどうかがポイントです。
契約書に「賃貸借面積は壁芯計算により算出し、共用部分並びに付属部分を含む」などと記載されていれば一目瞭然です。
あとは、実際の有効面積(トイレ、給湯室等の共用部を含まない実質面積)がどのくらいなのかを寸法図で割り出してください。

大まかですが共用部の負担率は契約面積に対して10%から20%くらいが一般的です。
また、大手デベロッパーなどの大型オフィスは、有効面積を契約面積にしているところが多いですが、契約書に面積についての注釈がないことが多いので注意が必要です。
どうしても解らない場合は、遠慮なく管理会社や家主に確認することです。

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2. 解約予告期間の確認

解約予告期間が解らないと、新オフィスに入居する時期を決められません。
予告期間を確認して新旧オフィスの支払い賃料の重複をできる限り少なくすることが肝要です。
契約書の(期間内解約)についての条項を見てチェックします。
一般的に大きく分けると、

  • 『6ヶ月前』 …… デベロッパーのビルや大型ビルに多い
  • 『3ヶ月前』 …… 中小のビルに多い
  • 『1ヶ月前』 …… マンションタイプのオフィスに多い。中には「2ヶ月前」に設定しているものもある

また、予告期間が長いと不利に思われがちですが、新オフィスを選ぶ際に「6ヶ月先の引渡し物件」まで検討対象になってくるので選択肢は大きく広がってきます。

『6ヶ月前』の場合、先に解約予告を提出するテナントも多いようです。
但し、賃貸オフィス市況が借手市場の場合に限られます。リスクがあるので仲介会社に現在の市況を聞き「先に解約予告を提出しても大丈夫か」と確認してから行動してください。

また、解約予告通知書の提出で要注意事項は予告期間の満了日まで現オフィスに入居し続けることができないことです。
なぜなら、「満了日までに原状回復工事を終了させて家主に明渡す」とどの契約書にも定めているからです。
パーテーション等の造作が多い場合には1ヶ月近くの工事期間が必要なケースもあります。
次のオフィスへの引越しは、原状回復工事の前となります。
これらを踏まえて移転時期を決定します。

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3. 保証金/敷金の返還時期と金額

最初に償却についてチェックします。
償却とは、「預けている保証金/敷金から退去時に償却費としてその××%分もしくは賃料の××ヶ月分を差し引きますよ。」という契約内容です。 関西地方ではアパート・マンションなどで「敷引き」と称して一般的に使われている契約条件です。礼金の後払いと考えてください。

この償却は、意外な落とし穴で、現オフィスの契約当時は説明を受けて解っていたはずが、退去する頃には「そんな条件知らなかった」というケースが多いようです。
おそらく、家主が発行する「保証金/敷金の預り証」の金額が償却費を差し引いていない保証金/敷金の満額で記載していることが多いのが間違いの原因と思われます。

いずれにしろ、償却費の金額が解っていないと返還される保証金/敷金の金額が正確でなくなります。
契約書の(保証金/敷金)の条項か(保証金/敷金の償却)の条項などに記載がされています。

次は保証金/敷金の返還時期のチェックです。
契約書の(保証金/敷金)の項目か(保証金/敷金の返還)等の項目に記載があるはずです。

多い記載例としては、

  • 『6ヶ月以内に返還する』
  • 『3ヶ月以内に返還する』
  • 『速やかに返還する』
  • 『返還時期の記載がない』

に大別されます。

『6ヶ月以内に返還する』や『3ヶ月以内に返還する』の場合は、「長いな」と思っても、家主に早めの返還をお願いすると応じてもらえることがあります。
契約内容が該当する場合は、是非お願いしてみてください。交渉事はタダです。
この低金利の時代です。保証金/敷金を少し長い期間預かったところで家主側のメリットはあまり無いはずです。

『速やかに返還する』と記載されている場合は、家主に確認が必要ですが常識的には1ヶ月以内と考えていいでしょう。
『返還の記載が無い』場合は、早めに家主に確認してください。

そして、保証金/敷金の返還で一番困るケースが家主が保証金/敷金を返還できなくなることです。
まさかと思われるでしょうが、残念なことに実際に起こっていることです。
こうなると、移転計画はストップまたは、大幅に遅れる可能性が高くなります。
その時の対応は、家主の状況にもよりますが、「家主は破綻していないが、手持ちに資金が無くて返還できない」といったケースでは、覚書等の書面を交わした上で保証金/敷金と支払い賃料を相殺してゼロになるまでの期間入居を続けるしか方法がないようです。
しかし、家主が完全に破綻して建物が差押になっている場合には、後述の「オフィスの絞込み」で詳しく説明しますが、保証金/敷金の返還は非常に難しい状況です。

こんなことにならないためにも日頃から家主の状況をチェックする癖をつけるべきです。
現在、一般的に使われている賃貸借契約書のほとんどは保証金/敷金の家主側の保全義務についての取り決めや記載が無く、商慣習化されていません。
要は、テナント自身が大切な資産である保証金/敷金を自衛するしか手段がないのです。

ビルの管理がずさんになってきたり、家主の会社の従業員が減ったなどの変化を見逃さないようにして、
「うちの家主は大丈夫か?」と感じたら、建物や土地の謄本をとって確認することが必要です。

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4. 原状回復についての取決め

原状回復のチェックポイントは3つあります。

  1. 契約書に「原状」についての具体的な仕様説明があるか。
  2. 契約書に原状回復の工事を「家主の指定する業者が施工する」と記載があるかどうか。
  3. 原状回復工事の期間がどのくらいなのか。

この工事期間がはっきりしないと引越日が決められません。

そして、トラブルになりやすい点が「工事項目、工事内容」と「工事費用」です。
なぜなら、家主とテナントは立場が相反します。家主は、必要以上に原状回復の工事をしたがります。またテナントは一円でも安く押さえ込みたいと考えるからです。

「原状」についての具体的な説明は、契約書に記載が無いのが一般的です。
原状についての仕様書が契約書に添付されていたり、原状を写真撮りしているケースは稀です。原状についての認識はほとんどが紳士協定で成り立っています。
その分トラブルになる要素があるといえます。

通常、原状回復工事についての「工事項目、工事内容」そして「工事費用」の取り決めは、テナントの引越しが終わってから、什器備品等が何もない状態で、家主とテナントそして、施工業者の三者立会いで協議して「工事項目、工事内容」そして「工事費用」の負担を取り決めます。
この立会いがない場合はトラブルになる可能性が出てきます。
立会いについて家主が何も言ってこない時は、お願いしたほうが良いでしょう。

もし、工事の項目や内容に疑問を持つようであれば、餅は餅屋で、移転先の内装工事を依頼する業者に内容をチェックしてもらうと良いでしょう。
内装業者にとってはビジネスチャンスだから、喜んで相談にのってくれるはずです。

また、金額が高すぎて疑問を持つ場合も、その内装業者から「相見積り」を取り、家主側と話し合いを持つべきです。
「家主が指定する業者が施工する」と契約書に記載がある場合も同じです。
指定の業者が施工する場合でも、「相見積り」を取ることにより、家主側から出された見積書と比較できます。
お客様が取った「見積書」が安ければ、その指定業者に対して金額を安くさせる材料になるはずです。
原状回復工事の取り決めについての交渉のコツは、移転先の内装工事を依頼する業者に相談して協力させることです。
また、移転先で特に内装業者に依頼する予定がない場合でも、仲介会社に他の内装業者を紹介してもらうなどの相談をしてみるべきです。

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